AFYONKARAHİSAR SAĞLIK BİLİMLERİ ÜNİVERSİTESİ
BASIN-YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ ÇALIŞMA YÖNERGESİ

(Senato Karar No ve Tarihi: 2022/71 – 29.12.2022)

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesi (AFSÜ) Basın- Yayın ve Halkla İlişkiler Biriminin faaliyet alanlarını, yönetim organlarını, çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, AFSÜ Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Biriminin faaliyet alanlarına, yönetim organlarına, çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve kısaltmalar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

a) AFSÜ: Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesini,

b) İletişim Temsilcisi: Akademik ve idari birim amirleri tarafından görevlendirilen birim iletişim ve internet sitesi sorumluları ile öğrenci konseyi başkanını, topluluklarının ve kulüplerinin kendi aralarından seçtiği bir temsilciyi,

c) Koordinasyon Kurulu: Rektör tarafından görevlendirilen Rektör Yardımcısı ile Genel Sekreter Yardımcısı, Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Birim Koordinatörü, Birim personeli ile İletişim Temsilcilerinden oluşan kurulu,

ç) Koordinasyon Kurulu Başkanı: Rektör tarafından görevlendirilen Rektör Yardımcısını,

d) Birim Koordinatörü: AFSÜ Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Birim Koordinatörünü,

e) Alt Birimler: AFSÜ Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Biriminin alt birimlerini,

f) Rektör: AFSÜ Rektörünü,

g) Üniversite: Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesini, ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM
Birimin Amacı ve Faaliyet Alanları

Birimin amacı

MADDE 5- (1) Üniversitenin mensupları, birimleri ve paydaşları ile etkili iletişimi sağlamak, Üniversitenin kurumsal iletişim hedeflerini belirlemek, söz konusu hedeflere yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini yönetmek; Üniversiteyi, ulusal ve uluslararası alanda etkin şekilde tanıtarak Üniversitenin kurumsal itibarını geliştirecek çalışmalarda bulunmaktır.

Birimin faaliyet alanları

MADDE 6- (1) Birim, bu Yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur;

a) Üniversitenin kurumsal kimlik kılavuzunu hazırlamak, güncellemek ve sürdürülebilirliğini temin etmek,

b) Üniversitenin kurumsal kimliğine ve itibarına değer katacak iletişim, tanıtım ve yönetim stratejilerini oluşturmak,

c) İletişim Temsilcilerinin Birimle eşgüdümlü çalışmasını sağlamak,

ç) Üniversitenin akademik programlarının tanıtımıyla ilgili çalışmaları yürütmek,

d) Birime bağlı olarak faaliyetleri fiilen yürütecek tanıtım, ekip ve topluluklarının oluşturulmasını sağlamak,

e) Üniversitenin akademik ve idari birimleri tarafından düzenlenen etkinliklerin gerçekleştirilmesi sürecinde etkinlik formatlarının oluşturulmasında, etkinliğin duyurulmasında ve benzeri durumlarda danışmanlık yapmak,

f) Rektör ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Birimin Organları, Görev ve Yetkileri

Birimin organları

MADDE 7- (1) Birimin organları şunlardır;

a) Birim Koordinatörü

b) Basın-Yayın Sorumlusu

1) Haber Servisi

2) Sosyal Medya Servisi

3) Grafik Tasarım Servisi

4) Fotoğraf ve Görüntüleme Servisi

c) Halkla İlişkiler Sorumlusu

1) Halkla İlişkiler ve Tanıtım Servisi

2) Bilgi Edinme Servisi

3) Yazı İşleri Servisi

ç) Koordinasyon Kurulu

 

Birim koordinatörü

MADDE 8- (1) Birimin amaç ve faaliyetleri doğrultusunda görev yapmak üzere idari veya akademik personel arasından Rektör tarafından 3 yıl için görevlendirilir. Görev süresi sona eren Birim Koordinatörü yeniden görevlendirilebilir. Birim Koordinatörü, Rektör tarafından gerek görülmesi halinde görev süresi dolmadan da görevden alınabilir. Birim Koordinatörü, Birimin çalışmalarından Rektöre karşı sorumlu olup görevleri şunlardır:

a) Birimi temsil etmek,

b) Birim yönergesinde belirlenen amaçları gerçekleştirecek görevleri yürütmek,

c) Birim bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemelerini yapmak,

ç) Üniversitenin kurumsal kimliğinin oluşturulması sürecini yönetmek ve kurumsal kimlik ögelerinin Üniversitenin bütün birimleri ve paydaşları tarafından doğru şekilde kullanılmasını denetlemek,

d) Üniversiteyi tanıtıcı broşür, katalog, afiş gibi materyallerin üretilmesini koordine etmek,

e) Birime iletilen konuların zamanında incelenip sonuca bağlanmasını ve gereken işlemlerin yapılmasını sağlamak,

f) Birim personelinin eğitimini ve yetiştirilmesini sağlamak,

g) Rektörün ve Genel Sekreterin verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Basın-yayın sorumlusu

MADDE 9- (1) Birimin amaç ve faaliyetleri doğrultusunda görev yapmak üzere Birim Koordinatörü teklifi alınarak Rektör tarafından 3 yıl için görevlendirilir. Görev süresi sona eren Basın-yayın sorumlusu yeniden görevlendirilebilir. Basın-yayın sorumlusu, Rektör tarafından gerek görülmesi halinde görev süresi dolmadan da görevden alınabilir. Basın-yayın sorumlusunun yetkili olduğu alt birimler şunlardır;

a) Haber servisi

Haber Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Yerel, ulusal ve uluslararası alanda Üniversiteyle ilgili yazılı, sesli, görüntülü ve dijital medyayı takip etmek, elde edilen verileri işlemek, arşivlemek ve ilgili yöneticilere sunmak,

2) Medya kuruluşlarıyla irtibatta olmak,

3) Üniversite ile ilgili haberlerin medyada etkin şekilde yer almasını sağlamak,

4) Akademik ve idari birimlerden, öğrencilerden ve personel tarafından Birime bildirilen seminer, sempozyum, konferans, konser, başarı gibi bilgileri haber formatına dönüştürüp kurum web sayfalarında ve kurumsal sosyal medya hesaplarında yayınlanmasını sağlamak,

5) Üniversitenin tanıtımı için gazete, dergi, bülten, fotoğraf, film ve albüm gibi yazılı, sesli, görsel ve dijital materyaller hazırlamak ya da hazırlatmak,

6) Basın toplantılarının ön hazırlığını ve icrasını yapmak ve gerektiğinde bu konuda ilgili birimlere destek vermek,

7) Akademik ve idari birimlerin Rektörlük ve Genel Sekreterlik Makamlarınca uygun görülen duyurularını Üniversite web sitesinde Duyurular kısmında yayınlamak,

8) Öğrenci kulüplerini ve topluluklarını, faaliyetlerinin kamuoyunda etkili bir şekilde yer almasını sağlama konusunda bilgilendirmek,

9) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

10) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

 

b) Sosyal medya servisi

Sosyal Medya Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Kuruma ait sosyal medya hesaplarını yöneterek güncellemek,

2) Sosyal medyadaki takip edilme oranlarının analizlerini yapıp raporlamak,

3) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

4) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

 

c) Grafik tasarım servisi

Grafik Tasarım Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Üniversitenin kurumsal kimlik çalışmalarına destek olmak,

2) Üniversitenin kurumsal kimliği için ihtiyaç duyduğu broşür, davetiye, teşekkür belgesi, sertifika, sahne arkası tasarımı, kart tasarımı, internet sayfalarının görsel bakımdan geliştirilmesi gibi tüm görsel materyal ve grafik tasarımı konusunda taleplerini karşılamak,

3) Üniversitemiz birim ve bölümlerine ait logo çalışmalarını yapmak,

4) Üniversite faaliyetleri kapsamında kullanılacak, talep edilen basılı ve görsel materyaller için tasarımlar oluşturmak,

5) Üniversite web sitesi ve sosyal medya hesapları için gerekli görsellerin tasarımını yapmak,

6) Tasarımı yapılan işlerin baskı öncesi uygulamalarını gerçekleştirmek ve kontrol etmek,

7) Grafik işlerinin dijital arşivini tutmak,

8) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

9) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

 

d) Fotoğraf ve Görüntüleme Servisi

Fotoğraf ve Görüntüleme Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Üniversitede düzenlenen tüm etkinliklerin fotoğraflarını ve videolarını çekmek,

2) Düzenlenen etkinlik ve organizasyonların haberleştirilmesine katkı sağlamak,

3) Fotoğraf ve video arşivi oluşturmak.

4) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

5) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

Halkla ilişkiler sorumlusu

MADDE 10- (1) Birimin amaç ve faaliyetleri doğrultusunda görev yapmak üzere Birim Koordinatörü teklifi alınarak Rektör tarafından 3 yıl için görevlendirilir. Görev süresi sona eren Halkla ilişkiler sorumlusu yeniden görevlendirilebilir. Halkla ilişkiler sorumlusu, Rektör tarafından gerek görülmesi halinde görev süresi dolmadan da görevden alınabilir. Halkla İlişkiler Sorumlusunun yetkili olduğu birimler şunlardır;

 

a) Halkla ilişkiler ve tanıtım servisi

Halkla İlişkiler ve Tanıtım Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Üniversitenin kurum içi ve kurum dışı iletişim rehberlerini ve protokol listesini oluşturmak, güncelliğini takip etmek,

2) Üniversitede yürütülen çalışmaların, üniversitenin sunduğu akademik imkânların ve sağlık hizmetlerinin yerel, ulusal ve uluslararası düzeyde etkili bir şekilde tanıtılmasına yönelik çalışmalar yapmak ve bu tür çalışmalara paydaş olarak katılmak,

3) Üniversitenin diğer üniversiteler, kamu kurumları, sivil toplum örgütleri ve özel sektör ile iş birlikleri geliştirmesine destek olmak,

4) Üniversitenin tanıtımını yapmak için, projelere katılmak ve proje geliştirmek,

5) Üniversitenin programlarının ve faaliyetlerinin tanıtımı için ilgili akademik ve idari birimler ile koordineli şekilde sergi, gezi ve toplantı gibi etkinlikler düzenlemek,

6) Üniversite birimlerine yönelik aday öğrenci gruplarına yönelik gezilerde rehberlik etmek,

7) Rektörlük makamının yapacağı etkinlik duyurularını hazırlayarak yayınlamak,

8) Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamlarınca uygun görülen SMS ile duyuru taleplerinin ilgili Daire Başkanlıkları aracılığıyla gönderimini takip etmek,

9) Üniversite etkinlikleriyle ilgili davetiye, afiş vb. materyallerin dağıtımını koordine etmek,

10) İlgili akademik ve idari birimler ile koordineli şekilde Üniversitenin sosyal ve kültürel tesis ve imkânlarını planlamak,

11) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

12) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

 

b) Bilgi edinme servisi

Bilgi Edinme Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) Bilgi Edinme Birimine gelen başvuruların takibini yapmak, kayıt altına alınmasını sağlamak, kayıt altına alınan başvuruların raporlanmasını sağlamak,

2) Gelen başvuruları Birim Koordinatörüne bildirmek ve değerlendirmesini yapmak,

3) CİMER, dilekçe, faks, e-posta yolu ile tüzel veya özel kişi, kurum ve kuruluşlardan gelen ve Üniversitemize yönelik talep, öneri ve şikâyetleri içeren dilekçeleri 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde değerlendirmek ve yasal süresinde en etkin ve en doğru biçimde cevap verilebilmesini sağlamak,

4) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

5) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

 

c) Yazı işleri servisi

Yazı İşleri Servisi’nin görevleri şunlardır;

1) EBYS üzerinden gelen kurum içi ve dışı resmi evrakı takip etmek,

2) Birimin resmi yazışmalarını hazırlamak ve EBYS üzerinden göndermek,

3) Yazışmalarda ve belgelerde; öncelik sırasına göre, evraka gereken önem, koruma ve hassasiyetin gösterilmesini sağlamak,

4) Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak,

5) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre hareket etmek.

Koordinasyon kurulu

MADDE 11- (1) Koordinasyon Kurulu; Rektör tarafından görevlendirilen Rektör Yardımcısı ile Genel Sekreter Yardımcısı, Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Birim Koordinatörü, Birim personeli ile İletişim Temsilcilerinden oluşan kuruldur. Üniversitenin akademik ve idari birimleri arasında haber akışı sağlamak, eşgüdüm oluşturmak ve tanıtımla ilgili strateji geliştirmek Koordinasyon Kurulunun görevidir.

(2) Koordinasyon Kurulu Başkanının çağrısıyla yılda en az iki defa olağan olarak toplanır. Koordinasyon Kurulu Başkanı gerek gördüğü hâllerde de Koordinasyon Kurulunu toplantıya çağırabilir.

İletişim temsilcileri

MADDE 12 – (1) Birim Koordinatörü ile eşgüdümlü olarak çalışan İletişim Temsilcileri; akademik ve idari birim amirleri tarafından belirlenen birim iletişim ve internet sitesi sorumluları, öğrenci konseyi başkanı ve öğrenci topluluk ve kulüplerinin kendi aralarından seçeceği bir temsilcisinden oluşur. İletişim temsilcileri birim amirleri tarafından birim personelleri arasından; öğrenci topluluk ve kulüpleri için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından iletişim becerileriyle öne çıkan öğrenciler arasından belirlenir.

(2) İletişim Temsilcilerinin görevleri şunlardır;

a) Biriminden, topluluk ya da kulübünden gelen talep, duyuru, eleştiri ve önerileri Birime iletmek,

b) Birimindeki, topluluk ve kulübündeki personel ya da öğrenciler arasından belirlediği kişiler ile çalışma ekibini oluşturmak,

c) Birimindeki, topluluk ya da kulübündeki personel ya da öğrenciler arasında bilgi akışını sağlamak,

ç) Teknik olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığıyla editöryal olarak Birimle birlikte çalışarak birim internet sayfasında yer alan içerikler konusunda kurumsal iletişim stratejisi doğrultusunda kurum içi diyaloğun, bütünlüğün ve tutarlılığın korunmasına yardımcı olmak,

d) Birim internet sayfasındaki bilgilerin güncellemesini yapmak, gerekli durumlarda yabancı dile çevirisi konusunda Birimle irtibat kurmak.

Çalışma ilkeleri

MADDE 13- (1) Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi çalışmalarını aşağıdaki prensipler doğrultusunda yürütür.

a) İdari ve akademik birimler ya da AFSÜ veya öğrencileri tarafından tamamlanmış olan kurum içi ve dışı faaliyetlerin üniversitemiz web sitesinde yayımlanabilecek ve/veya kurumsal sosyal medya hesaplarımızda paylaşılabilecek haberlerine ilişkin bilgilerinin ve fotoğraflarının “Haber Formu” (EK-1) kullanılarak EBYS ya da Birim e-posta adresi (basinyayın@afsu.edu.tr) üzerinden en geç 3 gün içinde iletilmesi gerekmektedir.

b) İdari ve akademik birimler tarafından ulusal ve yerel basın ile paylaşılması istenen her türlü duyuru, bilgi, davet en az 7 iş günü öncesinde Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Birimine bildirilmelidir.

c) Medya Kuruluşları tarafından Üniversite ile ilgili haberleştirilmek istenen hususlara dair taleplerin “Program/Söyleşi Yayını Talep Formu” (EK-2) doldurularak en az 3 iş günü öncesinde Birim e-posta adresine bildirilmesi halinde değerlendirmeye alınır.

ç) Rektörlük Makamı haricindeki birim etkinliklerinin (konferans, kongre, sempozyum, çalıştay vb.) davetiye dağıtımı, ilgili birim tarafından gerçekleştirilecektir.

d) Üniversitemiz birimleri, Rektörlük Makamınca uygun görülen etkinlikler için tasarlanmasını talep ettikleri afiş, kitapçık, broşür, teşekkür belgesi vb. çalışmaların içeriklerini “Afiş Tasarımı Talep Formu” (EK-3) ile en az 10 iş günü öncesinde Birime, EBYS veya e-posta adresi üzerinden ulaştırmalıdır.

e) Üniversitemiz birimleri, Rektörlük Makamınca uygun görülen etkinlikler için tasarlanmasını talep ettikleri teşekkür, katılım ve başarı belgesi çalışmalarının içeriklerini “Teşekkür, Katılım ve Başarı Belgesi Talep Formu” (EK-4) ile en az 10 iş günü öncesinde Birime, EBYS veya e-posta adresi üzerinden ulaştırmalıdır.

f) Üniversite birimleri, sadece tanıtım, bilimsel toplantı ve sportif etkinlikler çerçevesinde fotoğraf ve video çekim talebinde bulunabilir. Bu taleplerin “Fotoğraf-Video Talep Formu” (EK-5) doldurularak EBYS veya Birim e-posta adresi üzerinden en az 10 iş günü öncesinde Birime bildirilmesi gerekmektedir.

g) Öğrenci topluluklarının ve kulüplerinin tüm talepleri, danışman öğretim elemanları aracılığıyla yazılı olarak Birime bildirilmelidir.

ğ) Üniversitemiz logosunda kullanılan renklerin kodları dâhil olmak üzere kurumsal kimlik bilgilerimiz web sayfamızda yer almakta olup Üniversitemiz kurumsal kimliğinin doğru kullanılması için gerekli özen gösterilmelidir.

h) Üniversite personelinin anne-baba-eş-çocuk vefat haberleri, evlilik veya çocuklarının doğumuna ilişkin bilgiler ilgili birim İletişim Temsilcisi tarafından Birime bildirilmelidir.

i) Üniversite personeli web sayfamızda, sosyal medya hesaplarımızda veya medyada yer almasını istediği etkinlik veya bireysel başarıları (proje kabulü, ulusal/uluslararası kongrelerde sunum, yerel yönetimler ile iş birliği vb.) ilgili birim İletişim Temsilcisi tarafından Birime bildirmelidir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler

Hüküm bulunmayan haller

MADDE 14- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, ilgili mevzuat hükümleri uygulanır,

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu Yönerge Senatoda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 16- (1)Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür,

 

EKLER:

1- Haber Formu
2- Program/Söyleşi Yayını Talep Formu
3- Afiş Tasarımı Talep Formu
4- Teşekkür, Katılım ve Başarı Belgesi Talep Formu
5- Fotoğraf-Video Talep Formu

Güncelleme Tarihi: 21 Mart 2023